1 范围
本规范规定了以软磁盘作为载体交换环境保护档案机读目录数据时所使用的格式。
本规范规定的环境保护档案机读目录数据文件的组织方式是以.txt为扩展名的文本文件或以.dbf为扩展名的数据库文件。
本规范适用于环境保护档案机读目录信息交换。
2 引用标准 gb/t 2901.92书目信息交换用磁带格式
3 定义 本规范采用下列定义。
3.1 档案目录
按照一定的次序编排而成的条目汇集是档案管理、检索和报道的工具。
3.2 机读目录
将档案冃录依照一定的格式输入计算机内•可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
3.3 数据
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
3.4 记录
完整描述一件事物的相关数据处理单元。
3.5 字段
记录中可标识的特定范围数据。
4记录格式4.1记录曲一组按一定格式写入的物理记录序列构成
一条记录由记录头标，若干字段和记录尾标组成。其结构为
​
图1 记录结构
记录头标标识记录开始的信息
其取值为“\”（两位反斜杠字符）
记录尾标标识记录结束的信息
其取值为“//”（两位斜杠字符）
4.2 字段结构
​​
图2 字段结构
字段名标识字段数据区所属的字段
其取值为汉字
分隔符 分隔该字段的字段名与数据区内容
取值为“：”（冒号字符）
数据区字段的实际内容
取值为汉字、字母、数字等
字段结束符指示该字段数据区结朿
取值为“\”（反斜杠字符）
4.3 文件结构
若干条记录组成一个文件，文件的结构为
​
图3 文件结构
5 文本文件格式和数据库结构序号
字段名称
.txt文本文件
.dbf数据库结构
字段名
数据类别
字段名
字段类型
字段长度
1
全宗名称
全宗名称
字符
qzmc
c
40
2
全宗号
全宗号
字符
qzh
c
10
3
目录号
目录号
字符
mlh
c
4
案卷号
案卷号
字符
ajh
c
4
5
年度
年度
字符
nd
c
4
6
分类号
分类号
字符
flh
c
30
7
保存状态
保存状态
汉字
bczt
c
8
8
类目名称
类目名称
汉字
lmmc
c
30
9
保管期限
保管期限
汉字
bgqx
c
8
10
密级
密级
汉字
mj
c
6
11
起始日期
起始日期
字符
qsrq
d
8
12
终止口期
终止日期
字符
zzrq
d
8
13
案卷题名
案卷题名
汉字
ajtm
c
120
14
文件题名
文件题名
汉字
wjtm
c
120
15
并列题名
并列题名
汉字
bltm
c
80
16
副题名
副题名
汉字
ftm
c
80
17
附件
附件
汉字
fj
c
200
18
件号
件号
字符
jh
c
4
19
页数
页数
字符
ys
c
4